Menu

Konferencekoordinator til Kommunikationsafdelingen

Dansk Institut for Internationale Studier

Storkøbenhavn
Oprettet:
11-02-2019
Udløber:
21-02-2019

DIIS • Dansk Institut for Internationale Studier søger en rutineret og serviceminded koordinator til vores Konferencesektion. Konferencesektionen er en del af DIIS’ Kommunikationsafdeling og består af dig som konferencekoordinator og en konferencemedarbejder. Vi arbejder med udvikling, planlægning og afvikling af DIIS’ mange seminarer og konferencer. Medarbejderne beskriver DIIS som en arbejdsplads præget af en flad struktur med masser af ansvar, fleksibilitet og supersøde kolleger, hvor vi møder spændende meningsdannere og får indblik i, hvad der sker rundt om i verden.

DIIS arrangerer årligt mange åbne og lukkede konferencer og workshops med alt fra 20 til flere hundrede deltagere. Alle disse events bliver til i et tæt samarbejde mellem Konferencesektionen og DIIS’ forskere. Vores arrangementer finder både sted på DIIS og ude af huset, og de koordineres med udgivelser eller politiske begivenheder i Danmark og udlandet. Vi har gæster fra ind- og udland, og vores konferencer skal arrangeres med stor omhyggelighed og sans for formidling.

Jobbet
Dine primære opgaver vil være at planlægge, koordinere og gennemføre arrangementerne i samarbejde med DIIS’ forskere, herunder hjælpe til med det administrative som fx budgetlægning og gode idéer til planlægning og afvikling af det enkelte arrangement. Markedsføring af vores events er nøje koordineret med andre initiativer på web, sociale medier, nyhedsbrev, presseinitiativer osv. Du skal således være med til at udvikle vores events i forhold til instituttets målgrupper og indgå i afdelingens strategiske kommunikationsindsats.

Som konferencekoordinator på DIIS vil du få ansvaret for at:

  • Arrangere events til mange forskellige målgrupper med mange forskellige oplægsholdere
  • Deltage i den overordnede strategiudvikling for DIIS’ events
  • Have ansvar for præsentation og invitationer af events i NemTilmeld og på vores digitale platforme
  • Koordinere og indkøre studentermedhjælpere som de praktiske kræfter til events
  • Hjælpe med økonomiplanlægning
  • Sikre venue-aftaler og -inspektion
  • Opsætte rutiner og fremgangsmåder samt formidle dem let forståeligt på DIIS’ intranet
  • Overholde GDPR-krav i eventplanlægningen
  • Indsamle statistik over DIIS’ events

Din profil
Vi søger en serviceminded konferencekoordinator med øje for detaljen, som har dokumenteret erfaring med eventplanlægning – gerne med fokus på vidensdeling og debat. DIIS’ events markedsføres over for en stor kreds af modtagere, og hvert arrangement skal præsentere og promovere DIIS og vores forskning. Vi har derfor brug for dig, der sætter en ære i, at alle detaljer er på plads – lige fra ordlyden i invitationen til, at arrangementet spiller i sidste ende.

Det er vigtigt, at du har evne og lyst til at samarbejde med mange personalegrupper, fra seniorforskere til studentermedhjælpere. Events på DIIS kan blive arrangeret under tidspres, med kolleger, som ikke har prøvet det før, med internationale samarbejdspartnere, som har ukendte forventninger og så videre. Som konferencekoordinator skal du kunne holde mange bolde i luften og bevare dit gode humør. Det er dig, som styrer slagets gang, men der kan også være brug for fødder på gulvet, når der skal sættes stole frem eller brygges kaffe.

Vi promoverer DIIS’ events på YouTube, Facebook, Twitter og diis.dk. Vi har NemTilmeld som event management-platform og forsøger at optimere streaming af alle arrangementer. Vi har en IT-afdeling i baghånden, men vi er første stop, når noget går galt med teknik eller elektronik. Vi forventer derfor ikke, at du er IT-specialist, men at du heller ikke er bange for at springe ud i ny teknik og prøve at løse de problemer, der opstår undervejs.

Vi forestiller os derfor, at du:
  • har konkret og dokumenteret erfaring med planlægning og udførelse af arrangementer
  • er omhyggelig, tager ansvar for dine opgaver og følger dem til dørs
  • er serviceminded og god til at samarbejde på tværs
  • er en erfaren bruger af diverse digitale platforme og konferencesystemer
  • har et vist niveau af teknisk snilde
  • kan læse korrektur af korte tekster på dansk
  • er fortrolig med at kommunikere mundtligt og skriftligt på engelsk

Løn- og ansættelsesvilkår
Stillingen er ledig til besættelse snarest, og arbejdstiden er 37 timer om ugen. Selv om vi ofte har travlt, lægger vi vægt på, at der er god sammenhæng mellem arbejde og fritid, og tilbyder derfor også fleksibel arbejdstid.

Ansættelse sker i henhold til Fællesoverenskomst mellem Finansministeriet og Offentligt Ansattes Organisationer – Det Statslige Område (OAO-S-fællesoverenskomsten). Der er tale om en HK-stilling, som forventes indplaceret i løngruppe 3.1 med en årlig grundløn på 321.657,00 kr. (26.804,75 kr. pr. md.) Dertil kommer et forhåndsaftalt funktionstillæg på årligt 40.956,43 kr. (3.413,04 kr. pr. md.), jf. lokale lønaftaler på DIIS. Alle beløb er angivet i oktober-2018 niveau og ekskl. pension. Herudover kan der være mulighed for at forhandle et kvalifikationstillæg afhængigt af din erfaring og kompetencer.

Ansøgning
Ansøgningen og dokumentation for relevant uddannelse skal være os i hænde inden den 22. februar 2019 kl. 12. Stillingen kan kun søges gennem vores e-rekrutteringssystem på nedenstående link.

Yderligere oplysninger om stillingen fås ved henvendelse til kommunikationschef Anna Pia Hudtloff på tlf. 91 32 55 64 eller apih@diis.dk. Spørgsmål om ansøgningsprocessen kan rettes til hr@diis.dk.

Alle kvalificerede ansøgere opfordres til at søge stillingen, uanset alder, køn, seksuel orientering, religion, handicap eller etnisk tilhørsforhold.

Gem i min profil
Kontakt

Dansk Institut for Internationale Studier

 
Østbanegade 117
Telefon: 91325564
Praktisk information
Oprettet:
11-02-2019
Udløber:
21-02-2019
Kviknummer:
LJA-70591270
Jobtype:
Fuldtid
Arbejdsområder:
Kontor og administration
Beliggenhed