Bemærk at denne jobannonce er udløbet!
Ansøgningsfristen for jobannoncen er overskredet, og stillingen kan ikke længere søges. Opslaget vises udelukkende som reference

Erfaren direktionssekretær til rektor

Administration + Efter- og videreuddannelser

Storkøbenhavn
15-05-2019
Expires
02-06-2019

Har du lyst til at prøve kræfter med jobbet som direktionssekretær til rektor på en af Danmarks største uddannelsesinstitutioner?

På Københavns Professionshøjskole (KP) er vi fælles om fremragende undervisning, og Ledelses- og Kommunikationssekretariatet har en helt central rolle i realiseringen af denne ambition. Som rektors sekretær bliver det i den sammenhæng din rolle at deltage i sekretariatets arbejde med at understøtte vores direktion på bedst mulig vis.

Om jobbet
Du kommer til at indgå i et tæt samarbejde med vores fem øvrige direktionssekretærer. Sammen tilrettelægger I betjeningen af rektor, tre dekaner samt to direktører, og hver især varetager I særlige ansvarsområder.

Din primære opgave bliver at organisere og holde styr på rektors mange møder og aktiviteter, herunder at styre hans kalender og sikre mødemateriale til de enkelte møder. Du skal i den forbindelse samarbejde med kolleger i hele organisationen, men især med andre kolleger i Ledelses- og Kommunikationssekretariatet.

Du skal desuden varetage kontakten til ministerier, kommuner, organisationer, råd, arbejdsgrupper og nævn, som rektor har et tæt samarbejde med. En særlig kontakt har du til Danske Professionshøjskoler, som rektor er formand for. Her skal du samarbejde med sekretariatet og sikre en tæt koordinering og planlægning af møder og kalender.

Blandt dine øvrige opgaver vil være praktisk tilrettelæggelse af bestyrelses-, direktions- og chefmøder samt chefseminarer. Desuden understøttelse af tværgående processer i organisationen og herunder varetagelse af mail- og materialedistribution ud i organisationen. Du skal også håndtere rejseafregninger, fakturaer m.v. samt forestå diverse ad hoc opgaver.

Om dig
I forhold til uddannelse og erfaring forestiller vi os, at du:

  • har en kontoruddannelse kombineret med erfaring fra direktions – og/eller sekretariatsbetjening
  • har erfaring fra arbejde i en stor, politisk ledet organisation og meget gerne – men ikke nødvendigvis - inden for uddannelsessektoren
  • har solid erfaring med Officepakken og Adobe Acrobat Reader
  • er stærk i dansk sprog og grammatik
  • har erfaring med IT-administrative systemer som fx RejsUd, IndFak, HR-Manager eller lign. – alternativt at du er god til at sætte dig ind i nye IT-administrative systemer.
I forhold til dine personlige kompetencer lægger vi særlig vægt på, at du:
  • er organiseret, struktureret og har sans for kvalitet, og i det hele taget sætter en ære i at have styr på tingene
  • holder overblik og kan arbejde koncentreret, også når der er korte deadlines, du er presset og måske bliver forstyrret
  • er serviceminded og møder dine kollegaer og samarbejdspartnere med åbenhed, fleksibilitet og en løsningsorientereret tilgang
  • arbejder selvstændigt og er proaktiv og initiativrig.
Din arbejdsplads
Som rektors sekretær bliver du en del af Ledelses- og Kommunikationssekretariatet, der har til formål at sikre, at direktionen har det bedste beslutningsgrundlag til rådighed for den overordnede ledelse af Københavns Professionshøjskole. Vi varetager opgaver vedrørende strategi, organisationsudvikling, bestyrelsesbetjening, ledelseskommunikation og presse og vi sekretariatsbetjener direktionen. Vi arbejder sæt sammen omkring opgaveløsningen på tværs af vores funktioner.

Du bliver en del af et kontorfællesskab med de fem øvrige direktionssekretærer og vores servicemedarbejder. Du refererer til sekretariatschefen.

Løn- og ansættelsesvilkår
Stillingen er ledig pr. 1. august 2019 og er en fuldtidsstilling.

Ansættelsen sker efter gældende overenskomst mellem HK/Stat og Finansministeriet samt fællesoverenskomsten OAO. Der vil være mulighed for at forhandle tillæg efter kvalifikationer.

Direktionen og Ledelses- og Kommunikationssekretariatet har adresse på Campus Carlsberg, Humletorvet 3, 1799 København V.

Læs mere om visionen og ambitionen for Københavns Professionshøjskole på www.kp.dk og om vores strategi.

Har du spørgsmål, er du velkommen til at kontakte sekretariatschef Merete Ruager på telefon 3012 0814.

Interesseret?
Send din ansøgning og CV via ansøgerknappen senest den 2. juni 2019.

Vi forventer at holde 1. samtalerunde i uge 25 og anden samtalerunde i uge 26.

Københavns Professionshøjskole skeler hverken til køn, alder, etnicitet eller lignende, men alene til kompetence og talent.

Beliggenhed